Per quanti anni vanno conservati i documenti?

La durata di conservazione dei documenti varia a seconda della natura degli stessi. Questo articolo fa riferimento alla normativa francese e a quella italiana.

Innanzitutto, perché conservare i documenti personali? La conservazione dei documenti personali ha lo scopo di provare l’esistenza di un diritto o il rispetto di un obbligo. I termini di conservazione variano in base alla natura del documento. Alcuni documenti amministrativi devono essere conservati a vita, altri hanno termini di conservazione più brevi previsti dalla normativa. Si noti che i termini indicati in questo articolo sono durate minime durante le quali è raccomandabile conservare i documenti. La durata di conservazione puo’ naturalmente essere più lunga.

Durata di conservazione dei documenti

In Francia

Durata di conservazione dei documenti relativi alla situazione familiare e alla scolarità. I documenti relativi a questioni familiari devono per lo più essere conservati in modo permanente. Questo vale in particolare per gli atti di stato civile (copie integrali ed estratti), le sentenze di divorzio o di adozione, le convenzioni matrimoniali e i contratti di convivenza (Pacs), i libretti di famiglia, i diplomi.

Durata di conservazione dei documenti relativi all’assicurazione. In materia di assicurazione, le ricevute di pagamento, gli avvisi di scadenza e le lettere di disdetta devono essere conservati per due anni a partire dalla data del documento, così come il contratto di assicurazione.

Durata di conservazione delle fatture. Le bollette di elettricità e gas, così come le bollette dell’acqua, devono essere conservate per cinque anni, il che corrisponde al termine per contestare una fattura presso il fornitore del servizio. Le bollette del telefono fisso e mobile e quelle dell’abbonamento internet devono essere conservate per un anno. Quanto alle fatture degli elettrodomestici (lavastoviglie, frigorifero, televisore), è raccomandabile conservarle almeno fino alla fine della garanzia. Lo stesso vale per i certificati di garanzia. Per quanto riguarda i documenti relativi alla salute, le fatture provenienti da un ospedale pubblico devono essere conservate per quattro anni, e per due anni quelle di una struttura privata.

Durata di conservazione dei documenti relativi all’abitazione. Le prove del pagamento delle spese condominiali, la corrispondenza con l’amministratore e i verbali delle assemblee condominiali devono essere conservati per cinque anni. Le ricevute di affitto, i contratti di locazione e le constatazioni dello stato dei luoghi devono essere conservati per tre anni dopo la durata della locazione. Questi termini si applicano sia agli alloggi affittati vuoti che arredati. Un atto di vendita (o titolo di proprietà) deve invece essere conservato in modo permanente.

Durata di conservazione dei documenti relativi all’attività professionale. Le buste paga, i contratti di lavoro e i certificati di lavoro devono essere conservati fino alla liquidazione della pensione. Le attestazioni France Travail (ex-Pôle emploi) devono essere conservate fino a due anni dalla data di iscrizione come disoccupato. Un saldo di fine rapporto, una giustificazione di versamento di indennità di disoccupazione o una nota spese devono essere conservati per tre anni. Questi documenti contengono elementi necessari per il calcolo dei diritti pensionistici.

Durata di conservazione dei documenti relativi alle imposte. Le dichiarazioni dei redditi, gli avvisi di accertamento e i documenti giustificativi utilizzati ai fini fiscali devono essere conservati per tre anni.

Gli avvisi di imposta locali (IMU e TARI sulle seconde case) devono essere conservati per un anno.

In Francia, il sito service.public.fr offre un simulatore che permette di sapere quanto tempo conservare il documento di cui vi state chiedendo cosa fare.

Tempo di conservazione dei documenti

In Italia

Ecco una sintesi dei principali documenti e dei rispettivi tempi di conservazione:

• Dichiarazione dei redditi e documenti correlati: 5 anni.​www.altroconsumo.it

• Bollette (luce, acqua, gas, telefono): 5 anni.​www.altroconsumo.it+1Fiscomania+1

• Scontrini e ricevute fiscali: 26 mesi.​Humanitas+2Intesa SpA+2garanteprivacy.it+2

• Multe stradali: 5 anni.​www.altroconsumo.it+1Fiscomania+1

• Certificato di prestazione energetica: 20 anni.​moduli.it+3Intesa SpA+3European Commission+3

• Mutui e finanziamenti: 10 anni dopo l’estinzione.​

• Imposte sulla casa e sui rifiuti: 5 anni.​garanteprivacy.it

• Documentazione relativa a ristrutturazioni e bonus edilizi: 15 anni.​Organizzatessen+2puntosicuro.it+2Scriba+2

• Sentenze e atti giudiziari: 10 anni.​Intesa SpA

• Parcelle professionali e cambiali: da 3 a 10 anni, a seconda del caso.​Fiscomania+3www.altroconsumo.it+3Intesa SpA+3

• Bollo auto: 3 anni.​

• Titoli di studio: conservazione permanente.​Intesa SpA

• Documenti per usucapione: 20 anni.​Organizzatessen+1datalog.it+1

• Buste paga: almeno 5 anni.​consulentiprivacycampania.it+6Digital4+6Fiscomania+6

• Contributi previdenziali per autonomi e liberi professionisti: conservazione permanente.​

• Rogiti, documenti di proprietà, referti medici: conservazione permanente.​datalog.it+4Intesa SpA+4Studio Legale Delli Ponti+4

• Contratti di affitto e spese condominiali: 5 anni, con alcune eccezioni.​www.altroconsumo.it+1garanteprivacy.it+1

• Polizze e documenti assicurativi: da 1 a 10 anni, a seconda del tipo.​www.altroconsumo.it

• Estratti conto bancari e carte di credito: 10 anni.​Medium

In che forma conservare i documenti personali? Dipende da come viene trasmesso il documento: se è stato trasmesso in formato digitale (tramite posta elettronica o scaricamento da un sito internet), può essere conservato in formato identico;
se invece il documento è stato trasmesso in formato cartaceo (consegnato a mano o inviato per posta), va conservato l’originale. Scansionandolo, la versione digitalizzata ha valore di copia, mentre l’originale potrebbe venire richiesto in futuro.

Le informazioni contenute nel presente articolo sono tratte da fonti affidabili come Servicepublic.fr, Altroconsumo e La Legge per Tutti.​ Le immagini sono tratte dal web.